Használati útmutató
Ez az összefoglaló végigvezet a Terepfüzet admin- és technikus-alkalmazásán: a csapat és az ügyfelek kezelésén, az ütemezésen, valamint az előfizetés és a szék-alapú díjszabás működésén.
Mire való a Terepfüzet?
Sok kiszállással dolgozó cégnél (karbantartás, szerviz, takarítás, bármilyen helyszíni munka) a beosztás papíron, telefonhívásokon vagy szétszórt üzeneteken múlik: ki hova megy, mikor volt ott utoljára, kire kell megint ráérni egy hét múlva. Ez könnyen csúszik, és nehéz visszakövetni.
A Terepfüzet ezt veszi le a válladról. Minden ügyfélhez/telephelyhez egyszer állítod be, milyen gyakran kell hozzá kimenni — hetente, kéthetente, vagy havonta egy adott napon —, és onnantól a rendszer magától generálja a következő alkalmakat: nem kell számolgatnod vagy emlékezned rá. Ha közbejön valami és egy adott napot át kell tenni, egy kattintással átütemezhető, anélkül hogy az egész sorozatot újra kellene építened. A technikusok a telefonjukon látják a saját napi útjukat, te pedig egy helyen látod át, hol tart minden ügyfél — nem kell fejben tartanod, se papíron keresgélned.
Regisztráció és bejelentkezés
Egy cég a Terepfüzet admin alkalmazás regisztrációs űrlapján hozza létre a fiókját: cégnév, adószám, cím és e-mail, valamint az admin fiók adatai. A regisztráció után automatikusan indul egy 30 napos próbaidőszak, amiben legfeljebb 3 technikus vehető fel ingyenesen.
Nyugodtan regisztrálj, semmire nem kötelez. A próbaidőszak elindításához nem kell bankkártya-adat, és semmilyen díj nem kerül automatikusan levonásra — csak akkor fizetsz, ha te magad, tudatosan előfizetsz. Ha végül nem neked való, egyszerűen otthagyod, nem történik semmi.
Az admin bejelentkezés (cég e-mail + jelszó) és a technikus belépés két különálló rendszer — egy technikus vagy Belépési link-kel (jelszó nélkül, 5 napig érvényes), vagy saját e-mail/jelszó párral lép be a technikus appba.
Csapat kezelése
A Csapat és ügyfelek/partnerek nézet bal oldali listájában veheted fel, szerkesztheted és inaktiválhatod a technikusaidat. Az admin mindig a lista tetején jelenik meg, alatta a technikusok ABC sorrendben.
Felvétel és szerkesztés
- Új tag felvételekor a rendszer egy ideiglenes jelszót generál — ezt add át a technikusnak, vagy generálj neki inkább egy Belépési linket a szerkesztő ablakban.
- Minden mező (név, e-mail, telefon) mellett egy kis × gombbal törölheted az adott mező tartalmát egyben, félreírás esetén.
- A státusz mező (Aktív / Inaktív / Beteg / Szabin) határozza meg, hogy a technikus jelenleg beosztható-e.
- Minden technikusnak saját avatar-színt is választhatsz (20 szín + automatikus kiosztás közül) — ez különbözteti meg őket a naptárban és a beosztási nézeteken. Ha egérrel egy technikus buborékja fölé állsz, a neve is megjelenik, ha esetleg két kollégának mégis azonos színt adnál.
Beteg / szabin kezelése
Beteg vagy szabin technikust a rendszer nem enged beosztani egy adott napra — sem kézzel, sem húzással. Mindkét státuszhoz megadható kezdő és záró dátum: Szabinál kötelező, Betegnél elhagyható, ha még nem tudni, meddig tart (ilyenkor a mai naptól addig tiltja a beosztást, amíg vissza nem állítod Aktívra).
Ha valaki már be volt osztva egy napra, mielőtt beteg/szabin lett, egy piros figyelmeztető doboz jelzi az ütköző napokat a szerkesztőlapon — egy kattintással az összes ütköző beosztásból levehető, vagy egyesével átrakható valaki másra.
Jelzés a Beosztás nézetben: a havi mátrixban 🤒 / 🌴 emoji mutatja, mely napokon van valaki beteg vagy szabin. Az ütköző (beosztott, de közben beteg/szabin lett) napok piros háttérrel látszanak — rájuk kattintva ugyanaz a levételi/áthelyezési lehetőség jön elő, mint a Csapat fülön.
Törlés
A technikus törlése előtt megerősítést kérünk. Ha a technikus be van osztva jövőbeli bejárásokra, a rendszer felsorolja ezeket, és törléskor a nevét veszi le róluk — a bejárás maga megmarad.
Ügyfelek és bejárás-ütemezés
Minden ügyfél/telephely felvehető egyszeri vagy ismétlődő bejárással. Ismétlődésnél megadhatsz egy horgonynapot is (pl. "mindig kedden", vagy "mindig a hónap 23-án") — ez biztosítja, hogy a jövőbeli alkalmak ne csússzanak el.
| Gyakoriság | Horgony | Példa |
|---|---|---|
| Hetente / kéthetente | Hét napja (hétfő–vasárnap) | Mindig kedden |
| Havonta | A hónap napja (1–31) | Mindig a hónap 23-án |
| Egyéni | Napok száma | 8 naponta |
Megjegyzés a technikusoknak: egy adott bejáráshoz szöveges megjegyzést fűzhetsz (pl. "kutya van a kertben") — ezt a technikus app megjeleníti, és amint a technikus megnézte, a nevén egy zöld ✓ jelvény jelzi ezt neked.
Csoportosítás gyűjtőnév szerint
Ha egy nagyobb ügyfélnek több telephelye is van, adj meg nekik közös gyűjtőnevet — ezek egy kinyitható-csukható "aktába" kerülnek az Ügyfelek listában (alapból csukva, a fejlécre kattintva nyílik ki), ábécésorrendben. Akiknek nincs gyűjtőnevük, azok az "Egyéb ügyfelek" közös aktában gyűlnek össze — így a lista nagy ügyfélszám mellett is átlátható marad.
Törlés és visszaállítás
Egy ügyfél törlése nem végleges: a telephely inaktívvá válik, a még el nem kezdett jövőbeli alkalmai törlődnek, de a már lezárt bejárások és jelentéseik megmaradnak előzményként. A Törölt ügyfelek fülön bármikor visszaállíthatod — ilyenkor a rendszer újra legenerálja a jövőbeli alkalmakat is.
Naptár, Térkép, Beosztás
| Hé | Ke | Sze | Csü | Pé | |
|---|---|---|---|---|---|
| Kovács A. | ● | ● | |||
| Tóth Márk | ● | ● | |||
| Varga Eszter | ● | ● |
A technikus app
A technikus a saját napi bejárásait látja, navigálhat hozzájuk, rögzítheti az elvégzett munkát (állapot, megjegyzés — fotó feltöltés egyelőre nincs), és jelezheti, ha aznap nem tud dolgozni (beteg/szabin bejelentés).
Nem kell hozzá appot telepíteni: a technikus app a böngészőben fut, teljesen platformfüggetlen — mindegy, hogy a kollégának Android vagy iPhone van, ugyanúgy megnyílik, nincs Play/App Store-ból letöltendő külön alkalmazás.
- Kollégák: ha egy bejáráson többen dolgoznak, egymás telefonszáma (ha meg van adva) egy koppintással hívható.
- Offline jelzés: a szinkron-sáv 📶/📵 ikonnal mutatja a hálózati állapotot.
- Előfizetés lejárta: ha a cég előfizetése lejárt, a technikus app egy tájékoztató képernyőt mutat a normál felület helyett.
Visszajelzés küldése
Mindkét appban elérhető egy csillagos + szöveges visszajelzés-küldő — ez azonnal értesítést küld a Terepfüzet üzemeltetőjének. Az admin app Visszajelzések fülén vissza is nézheted a csapatod által beküldötteket, és kipipálhatod, ha elolvastad (ekkor halványabban jelenik meg, majd egy hét után eltűnik a listából).
Előfizetés és díjszabás
A Terepfüzet technikusonként, sávosan számláz. A próbaidőszak lejárta után (vagy ha korábban elérted a 3 fős ingyenes keretet) elő kell fizetni ahhoz, hogy a csapat tovább nőhessen.
| Sáv | Ár / technikus / hó |
|---|---|
| 1–10. technikus | 2 000 Ft |
| 11. technikustól | 1 500 Ft |
Biztonságos fizetés
A bankkártyás fizetés nem a Terepfüzet szerverén történik, hanem a Barion saját, titkosított fizetőoldalán — a kártyaadataidat a Terepfüzet sosem látja és nem is tárolja. A Barion a Magyar Nemzeti Bank felügyelete alatt működő elektronikuspénz-kibocsátó intézmény, és megfelel a nemzetközi PCI-DSS kártyabiztonsági szabványnak, ugyanúgy, mint amit a hazai webáruházak és bankok is használnak.
Sikeres fizetés után az app automatikusan átvált a Számlák fülre, ahol a friss számlád azonnal megjelenik — onnantól bármikor visszanézheted és letöltheted a korábbi számláidat is ugyanitt.
Hogyan fizetsz elő
A fejléc Előfizetés gombjára kattintva egy checkbox-listát látsz a technikusaidról. Kijelölöd, kikre fizetsz elő, és megadod az összes helyet — ez lehet több is, mint a jelenlegi csapatod, ha később bővítenél.
Mi történik, ha többen vannak, mint amennyire fizetsz?
A rendszer a csatlakozás sorrendje alapján dönt: a fizetett helyek száma szerint a legrégebb óta nálad lévők maradnak aktívak, a legutóbb felvettek automatikusan zárolt állapotba kerülnek (🔒 jelvény a nevükön). Egy zárolt technikus nem osztható be bejárásra, amíg nincs rá szabad hely.
Ez a döntés bármikor felülbírálható: az előfizetés-modalban kézzel is kiválaszthatod, pontosan ki legyen aktív a fizetett kereten belül — ez felülírja az automatikus sorrendet.
Bővítés (több technikusra fizetsz elő): azonnal érvénybe lép, az új teljes áron, a folyó időszak hátralévő részére is.
Csökkentés (kevesebbre fizetsz elő): nem lép életbe azonnal — mindenki aktív marad, akire már fizettél, egészen a jelenlegi fizetési időszak végéig. Csak utána zárolódnak a kimaradók, és csökken a díj.
Áremelés
Ártáblázatot ritkán, megfontoltan módosítunk, és sosem váratlanul a folyó időszak közepén. Ha mégis emelkedik az alapdíj, a már fizető cégek a folyó időszakuk végéig biztosan a régi áron maradnak — az új ár csak a következő megújuláskor lép életbe, így erre mindig lesz időd felkészülni.
Ha lejár a próbaidő
A fejlécben egy jelvény mutatja a hátralévő napokat (⏳ → ⚠️ 7 napon belül → 🔒 lejárat után). Lejáratkor a legtöbb funkció zárolásra kerül, amíg elő nem fizetsz — a saját cégadataidat és a díj-információt ekkor is eléred.
Átlátható adatkezelés: pontosan, nyilvánosan dokumentálva van, milyen adatokat kezelünk és miért — nézd meg az adatvédelmi tájékoztatót.
Gyakori kérdések
- Használhatom a Terepfüzetet mobilon?
-
A technikus app kifejezetten telefonra készült — a kollégák a saját telefonjukon, a böngészőben nyitják meg, natívan kényelmes rajta. Az admin felület is működik telefonon (a lista/naptár/beosztás egy hasábba rendeződik kisebb képernyőn), de mivel benne van a naptár, a térkép és a havi mátrix is, tableten vagy laptopon kényelmesebb a napi diszpécseri munkához. Ha útközben, irodán kívül szervezed a csapatot, érdemes inkább egy tabletet magaddal vinni — azon már kényelmesen elfér és jól kezelhető az admin felület is, nem csak a telefonos technikus app.
🤖 Android 🍏 iPad / iOS ✅ Mindegy melyik — nem kell hozzá számítógép
- Miért nem osztható be az egyik technikusom?
- Valószínűleg zárolva van, mert nincs rá szabad hely az előfizetésedben — nézd meg a nevén a 🔒 jelvényt, és fizess elő rá az Előfizetés gombbal.
- Törölt egy ügyfelet, most nem látom sehol.
- A Törölt ügyfelek fülön megtalálod, és egy gombbal vissza is állíthatod.
- Miért nem tudom kevesebbre fizetni az előfizetésem azonnal?
- Mert már fizettél a jelenlegi időszakra a jelenlegi létszámra — a csökkentés csak az időszak végén lép életbe, hogy senkitől ne vegyük el idő előtt a hozzáférést, amiért fizetett.
- Mi van a fotó-feltöltéssel a bejárás-rögzítésnél?
- Egyelőre nincs bekötve (adatbázis-terhelés miatt) — a mező látszik, de nem működik ténylegesen.
- Az ügyfelem/partnerem tudja visszaigazolni, hogy a technikus tényleg ott járt?
- Ez egyelőre nincs benne a rendszerben — de ha ez több cégnél is felmerülő igény lesz, szívesen kidolgozzuk (pl. ügyfél-visszaigazolás e-mailben vagy egy egyszerű helyszíni megerősítéssel). Jelezd nyugodtan, ha neked is fontos lenne, ez segít eldönteni, hogy érdemes-e beépíteni.
- Kapok számlát az előfizetésről?
- Igen, természetesen — minden előfizetési díjról szabályos számlát állítunk ki, amit e-mailben megkapsz.